„Daten” in elektronischer Form aufzuheben ist eine gute Idee. Diese lassen sich hervorragend sichern und können praktisch nur noch im Falle eines Weltkrieges oder einer globalen Katastrophe verloren gehen. Man muss sie dann aber auch öffnen können.
Computerdaten sind immer „Dateien”. Um zum Beispiel eine Datei mit einem Microsoft Word 2013-Dokument öffnen zu können, benötigt man ein passendes Programm und einen Computer, auf dem dieses Programm läuft.
Bei einem Word-Dokument mag es einfach sein, aber was ist mit dem Steuerprogramm, den Daten aus dem Buchhaltungsprogramm, den Grafiken aus dem Vektorzeichenprogramm oder den digitalisierten Videocassetten?
Lassen Sie einen Fachmann oder eine Fachfrau Ihren Bedarf analysieren. Dieses Thema ist zu vielfältig, als dass es hier erschöpfend abgehandelt werden könnte. Trotzdem ein paar Hinweise:
Texte, bei denen es auf den Text und nicht auf die Form ankommt, lassen sich als ASCII-Datei archivieren. Das geht aus jedem Textprogramm heraus. So würde sich selbst Goethes Faust archivieren lassen. Eine ASCII-Datei aus den 1960-Jahren wird sich auch 2050 noch problemlos öffnen lassen.
Ist die Struktur wichtig, etwa bei einem Brief oder einer Dissertation mit ihren Fußnoten oder eingebauten Bildern, bietet sich eine Ablage als PDF/A an. Das ist eine Sonderform von PDF-Dateien speziell für die Langzeitarchivierung.
Fotos und Bilder können als JPEG gespeichert werden. Dieses Format wird sich noch jahrzehntelang öffnen lassen. Außerdem kann ein Ordner mit einer großen Anzahl an JPG-Bildern schon heute einfach in ein anderes Grafikformat konvertiert werden. Hier sind Sie auf der sicheren Seite.
Buchhaltungsdaten lassen sich oft als CSV-Dateien und zusätzlich als Buchprüfungsexport ablegen. Damit werden Sie in zehn Jahren nicht einfach weiterarbeiten können, aber es ist immerhin möglich, die Inhalte ohne allzu großen Aufwand zu rekonstruieren.
Wenn Ihnen Ihre Dateien wichtig sind, dann lassen Sie beraten, welche Daten wie abgelegt werden sollten. Ein Außenstehender mit Sachverstand erkennt, wo es Lücken gibt!
Wenn Sie Ihre Dateien in geeigneten Dateiformaten gespeichert haben, dann geht es darum, diese gespeicherten Daten so zu sichern, dass sie nicht durch einen Computervirus, einen Brand, einen Defekt, einen Dieb oder einfach durch einen Benutzerfehler verloren gehen können.