Das ist die Kernfrage jeder „Datenaufbewahrungsstrategie”: Wie werden die Dateien abgelegt?
Zunächst: Vermeiden Sie es, Dateien auf externe Medien zu archivieren. Bei größeren Datenmengen geht es nicht anders, aber bei den Datenmengen von kleinen Betrieben oder Privatpersonen kommt man meistens ohne eine Auslagerungsarchivierung aus.
Brennen Sie also zum Beispiel keine Fotos auf CD-ROM, um diese Dateien im Computer zu löschen und nur die CDs aufzuheben. Wenn Sie die Bilder in ein paar Jahren ansehen wollen, sind die CDs mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit gar nicht mehr lesbar.
Wenn Sie Dateien „aus dem Blick” haben wollen, dann legen Sie einen Unterordner „Archiv” auf Ihrer Festplatte an und schieben Sie die Dateien dorthin.
Tragen Sie also zunächst alle Dateien auf einer aktiven Festplatte zusammen. Aktiv bedeutet, dass es sich um die Festplatte eines genutzten Computers handeln sollte.
Nun kann eine Festplatte jederzeit ausfallen. Deshalb werden die Dateien „gesichert”. Das bedeutet, sie werden in bestimmten Zeitabständen auf ein anderes Medium kopiert. Es gibt die Daten also an zwei Orten. Und das ist dauerhaft so, nicht nur vorübergehend.
Die Häufigkeit der Sicherung richtet sich nach der Bewegung in den Datenbeständen und nach ihrer Wichtigkeit. Das gleiche gilt für die Anzahl der Sicherungsmedien und für die Lagerung.
Die Löschung alter Daten in der Sicherung erfolgt verzögert, so dass eine versehentlich gelöschte Datei aus nach Möglichkeit noch aus einer Sicherung heraus gerettet werden kann.
Auf jeden Fall müssen die Sicherungsmedien räumlich getrennt vom Computer aufbewahrt werden. Ein Einbrecher, der einen Computer stiehlt, wird auch eine USB-Festplatte mitnehmen, die an dem Computer angesteckt ist. Ein Feuer wird sich genauso verhalten.
Sicherungsmedien:
- Onlinespeicher (Cloudbackup)
- USB-Festplatten
- NAS-Laufwerke
- Bandlaufwerke (Streamer)
Gängige Software:
- BackupAssist
- Cobian Backup
- Windows-Sicherung
Wichtige Parameter:
- Häufigkeit der Sicherung
- Anzahl der Sicherungsmedien
- Standort bzw. Lagerung
Eine Anekdote am Rande: Bei einer kleinen Hausverwaltung fand ich einmal eine „Sicherungsfestplatte”, die an dem Computer fest angesteckt war. Das Hausverwaltungsprogramm Domus 1000 war so eingestellt, dass es die gesamten Daten, mit denen es im Betrieb live arbeitet, auf der externen Festplatte liegen hatte. Die Daten lagen also nur auf dieser Festplatte, die nie abgezogen werden durfte. Da hatte ein „Freund des Hauses”, der unentgeltlich beim IT-Betrieb half, so überhaupt gar nichts verstanden…